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E-Mail-Flut sorgt für Stress

kg Lüneburg. Gerade in einen Bericht vertieft, setzt das Signal des E-Mail-Programms der Konzentration ein Ende und kündigt eine neue Nachricht an. Weiterlesen oder doch schnell nachschauen, wer geschrieben hat? Rund die Hälfte aller Angestellten unterbricht in einem solchen Fall die Arbeit und empfindet die E-Mail-Kommunikation dadurch als Stress. Viele erhalten täglich Dutzende Mails und brauchen bis zu zwei Stunden für das Lesen und Beantworten ihrer Nachrichten. Die Auswirkungen der Kommunikationsflut auf Arbeitnehmer hat ein sechsköpfiges Team der studentischen Unternehmensberatung Contact Cooperation Lüneburg (CC) untersucht. Auftraggeber ist der Hamburger Initiative „IT und Mensch“, die sich zum Ziel gesetzt hat, Technik im Sinne des Menschen optimal einzusetzen. Die Erkenntnisse aus der Studie gibt die Initiative mit passenden Lösungsansätzen ab Mai in Workshops an ihre Kunden weiter.

Vom E-Mail-Stress besonders betroffen sind Menschen in Management- oder Schnittstellenpositionen, denn sie müssen am meisten kommunizieren. „Bei den Stressfaktoren folgt hinter einem hohen Arbeitspensum direkt die Kommunikation am Arbeitsplatz“, sagt Markus Kleinhansl von CC. Denn obwohl das Vier-Augen-Gespräch als die angenehmste Art zu kommunizieren empfunden werde, sei die E-Mail mit Abstand das häufigste Kommunikationsmittel im Büro. „Die Anzahl der E-Mails ist trotzdem gar nicht so entscheidend“, hat Kleinhansl festgestellt. „Den Stress lösen viel mehr die Inhalte der Mails aus.“ Belastend könne aber auch eine nicht beantwortete E-Mail sein, wenn der Absender den Grund für die ausbleibende Rückmeldung nicht kennt und sich darüber den Kopf zerbricht.

Häufig habe das gesundheitliche Folgen, mindere oft die Leistungsfähigkeit des Mitarbeiters. „Viele Arbeitnehmer kämpfen mit dieser Belastung, aber kaum ein Unternehmen sieht es als seine Aufgabe, dieses Problem zu regeln“, weiß Andreas Peters von „IT und Mensch“. Besonders in kleineren und mittelgroßen Unternehmen gebe es keine Kommunikationsstrategien für Mitarbeiter.

Mit der von Studie erhält die Initiative belegbare Forschungsergebnisse zu den Missständen, die Peters und seine Kollegin Martina Kobabe schon seit längerem in Betrieben beobachten. Dafür führten die Studenten zunächst Experteninterviews mit Betroffenen, Wissenschaftlern, Stressforschern, Krankenkassenvertretern und Unternehmern. Auf dieser Grundlage entwickelten sie einen Fragebogen, der von mehr als 200 Arbeitnehmern verschiedener Branchen und Hierarchiestufen beantwortet wurde. Für das sechsköpfige Team von CC, alles angehende Wirtschaftspsychologen, eine perfekte Übung für ihre spätere Tätigkeit. „Hier können wir das, was wir gerade in den Vorlesungen gelernt haben, direkt anwenden“, freut sich Kleinhansl.

Was die Studenten überrascht hat: Smartphones werden von den Arbeitnehmern eher als Ent-, statt als Belastung empfunden. Auch ihre Annahme, ältere Arbeitnehmer kämpften aufgrund einer geringeren Technikaffinität mehr mit dem E-Mail-Stress, bestätigte sich nicht. Weder Geschlecht, noch Alter oder Branche seien entscheidend für die Belastung des Einzelnen. Was zähle, sei vielmehr der Umgang mit den Kommunikationsmitteln.

Der sogenannte Sägezahn-Effekt zeige dies sehr deutlich, verdeutlicht Martina Kobabe. „Je häufiger jemand gestört oder unterbrochen wird, zum Beispiel durch eine eingehende E-Mail, desto länger dauert es, bis er sich wieder auf die eigentliche Arbeit konzentrieren kann.“ Sie lobt: Die Studenten hätten diese wirtschaftlichen Folgen des Kommunikations-Stress‘ besonders gut herausgearbeitet. Die Mitglieder der studentischen Unternehmensberatung haben als Gegenleistung für ihre Arbeit ein Vertriebs-Training von der Initiative erhalten. Ab Mai bietet die Initiative einen Workshop zu E-Mail- und Kommunikationsmanagement an, der auf den Grundlagen der Studie aufbaut.