Mobile Zeiterfassung für den Außendienst

Die mobile Erfassung der Arbeitszeit spielt für immer mehr Unternehmen eine überaus wichtige Rolle. Denn diese sind laut dem Europäischen Gerichtshof dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten der eigenen Mitarbeiter umfangreich zu dokumentieren. Während dies für Betriebe, deren Mitarbeiter ständig vor Ort arbeiten, problemlos umgesetzt werden kann, müssen die Arbeitszeiten von Mitarbeitern im Außendienst oder Homeoffice mobil erfasst werden. Und dabei sollte im besten Fall die Produktivität der Mitarbeiter nicht leiden. Im Folgenden möchten wir Ihnen verraten, wie das möglich ist, was die Vor- und Nachteile von mobiler Zeiterfassung sind und welche Kriterien bei der Entscheidung für eine Software oder App zur Zeiterfassung von Bedeutung sind.

Was versteht man unter mobiler Zeiterfassung?

In vielen Unternehmen stellt die Zeiterfassung ein unersetzliches Instrument im Rahmen der Personalplanung dar. Denn mithilfe von regelmäßigen Auswertungen können die Arbeitszeiten der Mitarbeiter optimiert und die Produktivität gesteigert werden.

In den meisten Fällen wird die Arbeitszeit der Mitarbeiter stationär über eine Zeiterfassungssoftware auf einem Computer oder an einem Terminal mit einer Chipkarte oder einem Fingerabdruckscanner erfasst.

Doch auch im Rahmen von Projekten vertrauen viele Projektteams auf eine Zeiterfassung der Teammitglieder, was unter anderem bei der Erstellung von Arbeitsplänen eine große Hilfe darstellen kann. Worauf man bei der Erstellung solcher Arbeitspläne sonst noch achten sollte und wie ein solcher mit einer Softwarelösung wie Papershift erstellt werden kann, dass erfahren Sie unter https://www.papershift.com/blog/welche-kriterien-muss-ein-arbeitsplan-erfuellen.

Die Vorteile mobiler Zeiterfassung

Mobile Zeiterfassungssysteme existieren heute in Form von mobilen Applikationen, die sowohl auf Smartphones und Tablets als auch auf einer Reihe mobiler Spezialgeräte genutzt werden kann. Es gibt allerdings auch Lösungen, die auf SMS-Textnachrichten oder Telefonanrufen basieren und bei denen der jeweilige Nutzer eine PIN zur Registrierung benötigt.

Im Folgenden haben wir die Vorteile von mobiler Zeiterfassung einmal kompakt für Sie zusammengefasst:

  • Höhere Effizienz: Im Vergleich zu der Zeiterfassung mit Stift und Papier erfordert die digitale Erfassung der Arbeitszeit nur wenige Sekunden.
  • Geringe Fehleranfälligkeit: Eine mobile Zeiterfassung ist weniger anfällig, was Fehler betrifft. Denn um die Arbeitszeit zu erfassen, genügt ein Klick zu Beginn der Arbeitszeit und ein weiterer Klick vor dem Feierabend.
  • Kein Internetzugang erforderlich: Wird zur Zeiterfassung eine mobile App verwendet, dann spielt es in der Regel keine Rolle, ob ein Gerät mit dem Internet verbunden ist oder nicht. Denn die erfassten Daten werden lokal gespeichert und mit dem Server des Unternehmens synchronisiert, sobald wieder eine Internetverbindung besteht.
  • Geräteunabhängige Nutzung: Mobile Zeiterfassungssysteme können in der Regel sowohl auf unternehmenseigenen als auch auf privaten Geräten genutzt werden. Hierfür muss lediglich die verwendete Software auf dem Gerät installiert und im Anschluss daran die eigenen Login-Daten eingegeben werden.
  • Auswertungsmöglichkeiten: Einige Zeiterfassungssysteme zeigen dem Unternehmen nehmen der Arbeitszeit auch den Standort eines Mitarbeiters an und schaffen dadurch mehr Transparenz. Sämtliche Daten aus einem Zeiterfassungssystem stehen den Unternehmen mit einer geringen zeitlichen Verzögerung zur Verfügung und können in der Folge ausgewertet werden, um Unternehmensprozesse zu optimieren.

Die Nachteile mobiler Zeiterfassung

Auch wenn es auf den ersten Blick fast so scheint, als hätten mobile Zeiterfassungssysteme nur Vorteil, finden sich bei genauerer Betrachtung auch einige Nachteile. Und diese möchten wir Ihnen selbstverständlich nicht vorenthalten:

  • Kommunikationsaufwand: Ein System zur Zeiterfassung muss von Mitarbeitern eines Unternehmens verlässlich genutzt werden, was zu Beginn einen hohen Kommunikationsaufwand zur Folge hat.
  • Rechtslage: Unternehmen, die eine mobile Zeiterfassung nutzen, sind dazu verpflichtet, den eigenen Mitarbeitern gegenüber klar zu kommunizieren, wofür die gewonnenen Daten genutzt werden. Zudem ist für die weiterführende Verarbeitung personenbezogener Mitarbeiter-Daten die Zustimmung der Mitarbeiter erforderlich.
  • Einmalige und laufende Kosten: Neben den Kosten für eine mobile Zeiterfassungssoftware müssen Unternehmen zudem auch Kosten für Schulungen der Mitarbeiter die Auswertung von Daten miteinkalkulieren. Hinzu kommen zudem regelmäßige Kosten für Wartung und Pflege der digitalen Systeme sowie mitunter Lizenzgebühren.
  • Es existiert kein ideales System: Das Angebot an Zeiterfassungssystemen ist äußerst groß, was Unternehmen die Entscheidung für eine Software häufig erschwert. In diesem Fall sollte man in eine professionelle Beratung investieren, was jedoch zwar weitere Kosten verursachen kann. Und Unternehmen die sich für eine Individualisierung der verwendeten Software oder eine komplette Eigenentwicklung interessieren, müssen dafür ganz schön tief in die Tasche greifen.

Wichtige Auswahlkriterien

Bei der Suche nach einem mobilen Zeiterfassungssystem sollten die folgenden Auswahlkriterien berücksichtigt werden:

  • Geht die Bedienung einfach von der Hand?
  • Welche Geräte können zur Zeiterfassung genutzt werden?
  • Wie lange dauert die Zeiterfassung?
  • Welche Zeitintervalle können ausgegeben werden?
  • Sollen neben der Arbeitszeit auch der Standort und Aufgaben erfasst werden?
  • Welche soll noch erfasst werden?
  • Wie können die Daten mit der Unternehmens-IT synchronisiert werden?
  • Müssen bestimmte Programm-Schnittstellen unterstützt werden?

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