Dienstag , 6. Dezember 2022
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Verpflegungspauschale im In- und Ausland – das gibt es zu beachten

Dienstreisen bedeuten für Unternehmen einen hohen organisatorischen und finanziellen Aufwand – insbesondere dann, wenn die Reise ins Ausland geht. Doch die anfallenden Reisespesen können ganz einfach reduziert werden. Ob Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten, Fahrtkosten oder Reisenebenkosten: Alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise anfallen, können steuerlich geltend gemacht werden. Doch besonders rund um die Abrechnung des Verpflegungsmehraufwandes gibt es immer wieder Unklarheiten.

Was zählt zum Verpflegungsmehraufwand?

Der Verpflegungsmehraufwand gehört zu den Reisekosten, die während einer Dienstreisen anfallen. Unter den Verpflegungsmehraufwand fallen dabei alle Ausgaben für die Selbstverpflegung – also für den Kauf von Essen oder Getränken. Es kann davon ausgegangen werden, dass während einer Dienstreise höhere Kosten für die Verpflegung anfallen als Zuhause, schließlich können sich Mitarbeiter nicht wie gewohnt selbst versorgen. Im Gegensatz zu sonstigen Reisekosten, müssen hier aber keine Belege als Nachweis eingereicht werden; die Abrechnung erfolgt über einen Pauschalbetrag. Die Verpflegungspauschale kann allerdings erst angesetzt werden, wenn die Dienstreise länger als 8 Stunden dauert.

Wer übernimmt den Verpflegungsmehraufwand bei einer Dienstreise?

Die Kostenübernahme bei Dienstreisen ist gesetzlich nicht geregelt. In den meisten Fällen erstatten Arbeitgeber aber die gesamten Kosten der Dienstreise in Form einer Spesenabrechnung zurück. Die Kosten können Arbeitgeber anschließend als Betriebskosten absetzen. Wenn Arbeitgeber die Kosten nicht oder nicht ganz übernehmen, haben Arbeitnehmer die Möglichkeit, die Reisekosten in ihrer eigenen Steuererklärung als Werbungskosten geltend zu machen. Hierfür ist es allerdings nötig, dass zuerst der Verpflegungsmehraufwand berechnet wird.

Verpflegungsmehraufwand im Inland

Beim Verpflegungsmehraufwand gibt es unabhängig vom Zielland so gut wie immer zwei verschiedene Pauschalbeträge, die sich an die Dauer der Reise richten. Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) veröffentlicht jährlich eine Tabelle mit den aktuell geltenden Pauschalbeträgen. Bei Dienstreisen innerhalb Deutschlands kann ab einer Dauer von 8 Stunden eine Verpflegungspauschale in Höhe von 14 Euro angesetzt werden. Dauert die Reise länger als 24 Stunden, erhöht sich der Betrag auf 28 Euro. Für den An- und Abreisetag können ebenfalls 14 Euro angesetzt werden.

Verpflegungsmehraufwand im Ausland

Im Ausland gelten andere Verpflegungspauschale als in Deutschland, da sich die Höhe an die Lebenshaltungskosten richtet. Die Verpflegungspauschale bei Dienstreisen im Ausland kann daher sehr unterschiedlich ausfallen. So können bei Dienstreisen nach Norwegen, die zwischen 8 und 24 Stunden dauern, beispielsweise Pauschale in Höhe von 53 Euro bzw. 80 Euro angesetzt werden, wenn die Reise länger 24 Stunden dauert. In Ungarn gelten hingegen Pauschale von 15 bzw. 22 Euro. Doch es gibt nicht nur Unterschiede von Land zu Land, auch innerhalb eines Landes können die Pauschale unterschiedlich ausfallen. So sind die Verpflegungspauschale bei einer Dienstreise nach London höher als im Rest des Vereinigten Königreichs.

Verpflegungsmehraufwand berechnen

Aufgrund der verschiedenen Pauschale, die je nach Zielland und Reisedauer unterschiedlich sind, kann die Abrechnung von Reisekosten durchaus zeitaufwendig und kompliziert wirken. Außerdem muss beachtet werden, dass sich die Verpflegungspauschale reduzieren, wenn Mahlzeiten bei der Unterkunft inkludiert sind. Ist dies nämlich der Fall, muss ein Prozentsatz von der vollen Verpflegungspauschale abgezogen werden – unabhängig davon, ob es sich um einen vollen Reisetag oder um einen An- oder Abreisetag handelt. So verringert sich der Verpflegungsmehraufwand um 20 %, wenn das Frühstück inkludiert ist und um jeweils 40 %, wenn das Mittag- oder Abendessen inkludiert ist. Wurde ein Hotel mit drei Mahlzeiten gebucht, kann also kein Verpflegungsmehraufwand geltend gemacht werden, egal, ob dieses Angebot angenommen wird oder nicht. Die Prozentsätze, um die sich die Verpflegungspauschale verringern, bleiben dabei unabhängig vom Zielort dieselben.

Reisekostenabrechnung effizienter gestalten

Aufgrund der aufwändigen Berechnung ist es vor allem für Arbeitnehmer vorteilhaft, wenn der Verpflegungsmehraufwand in ganzer Höhe vom Arbeitgeber übernommen wird. Doch auch Arbeitgeber profitieren von der Kostenübernahme, da sie die Ausgaben als Betriebskosten absetzen und somit den Gewinn und die Steuerlast mindern können. Um die Reisekostenabrechnung dabei so einfach wie möglich zu gestalten, können Unternehmen auf die ganzheitliche Ausgabenlösung von Moss setzen. Die Anwendung basiert auf Firmenkreditkarten für Mitarbeiter, die sich im Nu mit ein paar wenigen Klicks und in unbegrenzter Anzahl erstellen lassen. So kann für jeden dezidierten Zweck – wie beispielsweise die nächste Dienstreise – eine Karte erstellt werden. Alle anfallenden Ausgaben können dann bequem mit der Kreditkarte beglichen werden. Somit gehören private Barauslagen und die zeitaufwendige Spesenabrechnung nach der Dienstreise der Vergangenheit an.

Fazit

Dienstreisen können für einen hohen finanziellen und organisatorischen Aufwand führen. Besonders bei der steuerlichen Geltendmachung des Verpflegungsmehraufwandes müssen Arbeitnehmer abhängig von der Dauer, dem Zielort und der Unterkunft einiges beachten. Um den Verpflegungsmehraufwand so effizient wie möglich zu verwalten, lohnt es sich, Mitarbeiter mit Firmenkreditkarten auszustatten. Mit ihren eigenen Kreditkarte können Dienstreisende alle anfallenden Kosten bequem und sicher begleichen. Dadurch bleiben die Ausgaben stets im Rahmen und müssen nicht über eine aufwändige Spesenabrechnung zurückerstattet werden.

Bildquelle:
Bild von StockSnap auf Pixabay