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Stechkarte in Unternehmen

Zeiterfassung bei Unternehmen: Dies sind die gängigsten Methoden

Früher oder später muss sich jedes Unternehmen mit dem Thema der Arbeitszeiterfassung auseinandersetzen. Für die Gehaltsabrechnung sowie zur Überstundenerfassung bedarf es stets einer adäquaten Methode zur Feststellung der Arbeitszeiten. Es haben sich verschiedene Arten der Arbeitszeiterfassung etabliert, doch nicht jede Methode kann in jedem Unternehmen gleich gut umgesetzt werden oder ist sinnvoll.

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Ist Zeiterfassung in Unternehmen wirklich notwendig?

Für eigentlich jedes Unternehmen ist eine detaillierte Arbeitszeiterfassung essentiell. Sie bietet eine genaue Kontrolle sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer und ist Grundlage für das Personalmanagement und die Gehaltsabrechnung. Erst eine genaue Erfassung der Arbeitszeiten ermöglicht die Erstellung des Stundenkontos eines jeden Mitarbeiters. Hier werden Über- und Fehlstunden festgehalten, die von beiden Parteien eingesehen werden können. Dies ist vor allem dann wichtig, wenn ein Unternehmen Überstunden gestattet und diese „abgebummelt“ oder ausgezahlt werden können. Daneben werden so Wochenendarbeiten und Schichtzulagen genau erfasst und abgerechnet.

Doch nicht jedes Unternehmen kann seinen Nutzen aus einer detaillierten Erfassung der Arbeitszeiten ziehen. Vor allem Startups in der Startphase mit einem kleinen Team und noch nicht gänzlich ausgereifte Arbeitsprozesse haben meist noch kein konkretes Arbeitszeitmodell entwickelt. Sie profitieren eher von flexiblen Arbeitszeiten für kreative Denk- und Schaffensphasen und weniger von genauen Zeitabrechnungen.

Video: Flexiblere Arbeitszeiten gefordert

Analoge Zeiterfassung

Viele Unternehmen setzen immer noch auf klassische Methoden der Selbstkontrolle. Vor allem Familienbetriebe setzen auf die Vertrauensbasis und fordern entweder gar keine Zeiterfassung oder eine händische Erfassung auf Papier. Mitarbeiter füllen dabei formlos vorgedruckte Tabellen aus, in denen sie Arbeitsantritt und Feierabend notieren. Manche Unternehmen fordern zusätzlich stichpunktartige Notizen zu den einzelnen Arbeitsschritten, um den Tagesablauf und die Zeiteinteilung besser nachvollziehen zu können. Dies bietet zwar eine etwas genauere Kontrolle, lässt sich aber trotzdem von den Mitarbeitern einfach manipulieren.

Eine weitere analoge Variante ist die berühmte Stechuhr. Sie wird vor allem im produzierenden Gewerbe genutzt, wenn Mitarbeiter sich nur innerhalb eines definierten Bereichs – beispielsweise am Fließband oder an einer Walze – aufhalten. Die Mitarbeiter erhalten eine Karte, die an einer Zeitschaltuhr jeweils bei Arbeitsantritt und beim Verlassen des Arbeitsplatzes zur Zeitmarkierung gelocht wird. Bei dieser Methode der Zeiterfassung sind Tricksereien in der Regel ausgeschlossen. Sie bietet aber auch keine Flexibilität, wenn etwa das Karte-Stechen vergessen wurde oder ein Mitarbeiter während der Arbeitszeit das Werksgelände verlassen muss.

Analoge Methoden zur Arbeitszeiterfassung besitzen einen gemeinsamen Nachteil. Ihre Daten können nur umständlich per Hand digitalisiert und in das System der Personalabteilung übertragen werden. Dennoch wählen viele Unternehmen gerade diese Varianten, da ihre Einführung relativ kostengünstig ist.

Digitale Zeiterfassung

Immer mehr Unternehmen setzen auf die moderne Zeiterfassung mittels Magnet- oder Chipkarte. Die Arbeitszeiten werden dabei elektronisch über eine persönliche Karte erfasst. Das Prinzip ähnelt dabei der Stechuhr: die elektronische Karte wird durch ein Lesegerät geführt oder an ein solches gehalten. Weitere digitale Systeme zur Arbeitszeiterfassung nutzen biometrische Eingaben oder mobile Eingabegeräte. Letztere werden vor allem in der Baubranche immer häufiger eingesetzt. Für die Datenverarbeitung werden verschiedene Softwarelösungen eingesetzt. Diese sind perfekt an das jeweilige System sowie an das Unternehmen für eine effiziente Verarbeitung und Speicherung der Zeitdaten angepasst.

Digitale Systeme zur Zeiterfassung besitzen eine Reihe von Vorteilen:

  • Im System wird automatisch die Zeit erfasst und sofort abgespeichert
  • Auch Abwesenheiten während der Arbeitszeit können sofort erfasst werden
  • Kernzeiten sowie Feier- und Urlaubstage können im System für eine effizientere Verwaltung vorprogrammiert werden
  • Personaler wie Mitarbeiter haben in der Regel jederzeit Zugriff auf das Zeitkonto und können detailliert die Arbeitszeiten nachprüfen

Diese digitalen Systeme der Zeiterfassung eignen sich vor allem für Unternehmen mit Gleitzeitmodellen. Als eventueller Nachteil kann die aufwendige Einführung eines digitalen Systems zur Zeiterfassung empfunden werden. Zum einen sind solche Systeme recht kostspielig, da entsprechende Hard- und Software installiert werden muss. Zum anderen kann die Umsetzung für einige Betriebe zu umständlich sein, entweder weil das Unternehmen zu klein ist oder die Mitarbeiter zu sehr an das alte Zeiterfassungssystem gewöhnt sind.

Individuelle Lösungen für eine genaue Zeiterfassung

Eine genaue Zeiterfassung bildet in jedem Unternehmen die Grundlage für die Gehaltsabrechnung. Hierfür stehen die unterschiedlichsten Arten der analogen und digitalen Zeiterfassung zur Verfügung. Welche Methode für welches Unternehmen dabei die beste Lösung darstellt, kann aber nur im Einzelfall geklärt werden. Vor allem Faktoren wie die eigenen Ansprüche, Mitarbeitermotivation sowie finanzielle Möglichkeiten spielen bei dieser Entscheidung eine wichtige Rolle.

Titelbild: ©istock.com – mario_brioschi